Reception Officer - Harelbeke

Ben jij een gastvrije professional met oog voor detail en een talent voor organisatie? Haal jij voldoening uit het ondersteunen van collega's en het verwelkomen van bezoekers? Dan hebben wij dé uitdaging voor jou! Ranson is op zoek naar een enthousiaste reception officer om ons team te versterken en de eerste indruk van ons bedrijf optimaal te maken.

Over de rol:
Als reception officer ben jij het gezicht en het aanspreekpunt van Ranson. Je zorgt voor een vlotte verwerking van inkomende communicatie, ontvangt bezoekers professioneel en ondersteunt administratieve processen. Met jouw proactieve aanpak en klantvriendelijkheid draag je bij aan een efficiënte en aangename werkomgeving.

Wat ga je doen?

Inkomende telefoons en mails verwerken

• Beantwoorden van diverse vragen omtrent bestellingen en reserveringen.
• Registratie van nieuwe klanten en de juiste contactpersoon doorverbinden.
• Mails doornemen, beoordelen en correct doorsturen naar de juiste dienst of contactpersoon.
• Altijd streven naar een correcte en snelle oplossing voor de oproeper of mailer.

Bezoekers ontvangen

• Bezoekers hartelijk ontvangen en begeleiden naar de juiste vergaderzaal.
• Collega’s informeren over de aankomst van hun bezoek.

Vergaderzalen beheren

• Reservaties strikt opvolgen en zorgen voor een nette en goed uitgeruste vergaderzaal volgens aanvraag.

Post en pakjes verwerken

• Post filteren en per afdeling sorteren.
• Pakjes correct ontvangen en bezorgen bij de juiste collega’s.
• Verzendingen voorbereiden en opvolgen.

Administratieve ondersteuning voor andere diensten

• Voorbereidende administratieve taken ter ondersteuning van andere diensten.
• Het boeken van vluchten/trein en hotels.
• Reservatie van restaurants.
• Afspraken inplannen.

Vrijwillige extra’s

• Een luisterend oor bieden aan collega’s en discretie bewaren bij gevoelige informatie.
• Regelmatig versnaperingen afbakken voor intern gebruik.
• De inkomzone netjes houden voor een goede eerste indruk.

Wat breng jij mee?

• Ervaring in een onthaalfunctie is een must.
• Klantvriendelijke en servicegerichte instelling.
• Goede organisatorische vaardigheden en stressbestendigheid.
• Vlotte communicatie in het Nederlands en Frans. Kennis Engels is een plus.
• Zelfstandigheid en proactieve werkhouding.
• Kennis van administratieve software en systemen is een meerwaarde.

Waarom Ranson?
Bij Ranson krijg je de kans om een cruciale rol te spelen in ons team. We bieden een warme en collegiale werkomgeving waarin jouw inzet en klantvriendelijkheid gewaardeerd worden. Ons team staat voor Hand-in-hand, Engaged, Accountable, Reliable en Transparent.

Klaar voor deze uitdaging?
Zie jij jezelf als ons nieuwe visitekaartje? Solliciteer dan nu via onze website. We kijken ernaar uit om jou te ontmoeten!